Zorgvuldig verzamelen en gebruiken van klantgegevens

Als ondernemer heeft u persoonsgegevens van uw klanten nodig om uw werk te kunnen doen. U bent zelf verantwoordelijk om deze zorgvuldig te verzamelen en wettelijk verplicht om uw klanten te vertellen wat u met hun gegevens doet. Heeft u dit nog niet geregeld of weet u niet zeker of u voldoet aan de wetgeving? Dan leggen we u kort uit hoe het werkt.

Als ondernemer verantwoordelijk

Iemand toevoegen aan uw klantbestand of alleen een offerte opsturen, u heeft al snel persoonsgegevens nodig. Om die gegevens te verzamelen moet u als ondernemer voldoen aan de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG). Hierin staat dat als u persoonsgegevens verzamelt, u dit moet doen voor specifieke doeleinden en uw klant moet vertellen wat u met zijn gegevens doet.  Al deze informatie verzamelt u in een Privacyverklaring, die u dan weer ontsluit op uw website.

Goed om te weten: op alle plekken waar u klantgegevens opvraagt, bent u verplicht om naar uw privacyverklaring te verwijzen.

Wat is een privacyverklaring?

In deze verklaring legt u bijvoorbeeld uit welke gegevens u opvraagt, waarvoor u dat doet, wat u met de gegevens gaat doen en met wie u de gegevens deelt. In uw privacyverklaring moet het volgende staan:

1. Identiteit van uw onderneming.

2. UW contactgegevens.

3. Het doel of de doelen waarvoor de gegevens verzameld worden.

4. Wie de ontvangers van de persoonsgegevens zijn.

5. Hoe lang de gegevens worden opgeslagen met een uitleg waarom zo lang.

6. Een vermelding dat uw klant recht heeft op inzage, rectificatie of het wissen van zijn gegevens.

7. Een vermelding van het recht om tegen de verwerking van de persoonsgegevens bezwaar te maken.

8. Een vermelding dat uw klant het recht heeft om toestemming op elk moment weer in te trekken.

9. Een vermelding dat uw klant het recht heeft om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

10. Of u de persoonsgegevens nodig heeft omdat u dat wettelijk verplicht bent, omdat u dit nodig heeft voor het opstellen en uitvoeren van een contract of omdat het een voorwaarde is om een product of dienst te verschaffen. Geef daar ook aan wat de gevolgen zijn als u persoonsgegevens niet krijgt van de klant. Het kan zijn dat u de klant dan niet kunt helpen.

11. Als u automatisch persoonsgegevens verwerkt, bijvoorbeeld als u cookies op je website plaatst, moet u dit ook vermelden. Daarbij vertelt u ook waarom u dit doet en wat het belang ervan is.

Zelf een privacyverklaring maken

Er zijn een aantal hulpmiddelen die u kunt gebruiken om uw eigen privacyverklaring te maken. Zo heeft BOVAG en veiliginternetten.nl een hulpmiddel aan die u stap voor stap door de bovenstaande punten helpt. 

BOVAG Privacy Tool
Veiliginternetten.nl AVG Tool

Het is belangrijk dat u alle onderdelen goed invult. Mocht u niet zeker weten wat u moet invullen, dan is het verstandig om juridische hulp in te schakelen. Uiteraard helpen we u hier graag mee. Neem hiervoor contact met ons op via telefoonnummer 024 751 22 15 of e-mailadres rechtshulp@bovemij.nl.